Още за презентационните умения


Текстът в една презентация
Text prezent
По съдържателност картинките трябва да са запомнящи се.
Ето такава комбинация:


Повече от 5 години се мъчим с правилата и етапите при изработването на презентации като надграждане на базовите умения при профилираната паралелка по ИТ в 11 клас.
Видях, че материалите в интернет започват да се повтарят, всеки е ползвал нещичко оттук-оттам, а нашият текст, с който се заловихме по времето на първия випуск в 11 клас все не е довършен.

Ето докъде е стигнало въвеждането му до днес: (Извинения за правописните грешки и добавките, които ще се наложат впоследствие)

ТЕХНИКА НА ДОКЛАДВАНЕ И ПРЕЗЕНТАЦИЯ
Дефиниране на понятието
Задачата на един доклад е да информира, т.е. да предава знания. На преден план стоят фактите, взаимовръзките, зависимостите и аргументите.
Презентацията е нещо повече. Тя цели едно по-обмислено въздействие върху публиката.
В днешно време всички видове доклади се изнасят с помощта на съответни медии (фолиа, флип-чарт или видеофилми). Поради това, дори и когато става въпрос за реферати или кратки доклади, говорим за презентация.
Основни въпроси за всяка презентация
Докладчикът, би трябвало да планира изложението си, като въпросите, които си поставя, не трябва да бъдат следните:
Защо трябва да говоря?
За какво всъщност да говоря?
Те трябва да се зададат по определен начин:
Защо моята публика трябва да ме слуша?
Какво ще бъде интересно за моята публика?
Собственият егоизъм трябва да се потисне. Всяка прекомерна форма на себепредставяне и себевъзхваляване трябва да се избягва при изнасяне на доклад.
Публиката
При планирането на своето изложение, докладчикът трябва да се съобразява със състава на очакваната публика. Тя не е анонимна маса, а група от хора, които трябва индивидуално да бъдат заинтересувани. Разбира се, този индивидуален контакт до голяма степен се осъществява чрез погледи и жестове, тоест, като се използва езикът на тялото.
При презентация би трябвало да зададем три въпроса по отношение на публиката:
Въпрос 1: Какво мога да представя пред аудиторията?
Въпрос 2: Защо информацията е интересна за публиката?
Въпрос 3: От каква информация се нуждае моята публика, за да разбере смисъла и значението на моята презентация?
Важни факстори при планирането са възрастта, полът, образованието и мотивите за участието в презентацията (доброволно, недоброволно).
Докладчикът трябва да се настрои (да се приспособи) към своите слушатели, а не обратното. Често на слушателите е неясна връзката на доклада с практиката (практическото приложение на темата). Затова още в увода трябва да се изтъкнат аргументи за ползата от това, което ще се чуе.
„Който говори за себе си, отегчава другия. Който обаче говори за своите слушатели, ги омагьосва.”
Х. Рюлке
Планиране на времето и подготовката
Когато някой, който изнася доклада, си „бърбори” без цел и без мярка за време, докладът може да се превърне в мъчение за аудиторията. Познатият цитат: „Есенцията е в краткостта” трябва да се превърне в лайтмотив за всеки, който прави изложение. Проучванията са показали, че чистото време за „докладване” в един доклад не трябва да е по-дълго от 20 минути.
„Добрият доклад е като бански костюм, а именно: оскъден, апелиращ, провокиращ и покриващ най-същественото” (Браун)
Добрите презентации обикновено изискват задълбочена подготовка. За изнасянето а доклад с голямо значение човек трябва да се настрои вътрешно още няколко седмици преди определения срок. По този начин той има възможност за получаване на актуална информация от медиите, на която при други случаи не би обърнал внимание.
Кратките и съдържателни доклади изискват многократно повече време за подготовка от времето за самия доклад. Експертите по техниката на представяне говорят за т. нар. фактор 30. Това означава, че например за един 10-минутен доклад са необходими 5 часа за подготовка.
„Извинявайте, че ви пиша дълго писмо, нямам време за кратко”.
(Волтер)

При планирането на вашия доклад обърнете внимание на следното:
Обмислена подготовка
Не трябва да се питате:
Защо трябва да говоря по тази тема?
Правилно е:
Защо моята публика трябва да ме слуша?
Как да задоволя нейния егоизъм?
Каква полза очаква за себе си слушателят?
Най-ценното при една презентация е времето:
Времето да не се използва за себепредставяне, а за представяне на информацията.
Анализ на аудиторията
Пред кого изнасям доклад?
Кои са участниците?
Какви предварителни знания по проблема биха могли да имат?
Защо тъкмо моята информация е важна за публиката?
От каква информация се нуждае аудиторията, за да разбере значението на изложението ми?
Кои може да се причините, довели слушателите ми при мен?
Разпределяне на времето
Започнете достатъчно рано с подготовката!
Настройте се вътрешно!
Времето на презентацията да е по-кратко (за препоръчване да не е по-дълго от 20 минути).

Основи на риториката
От началото на човешката цивилизация животът е бил по-лесен за тези, които чрез своя език и жестикулация са успявали да убедят другите или даже да ги заслепят.
Дори и днес един добър доклад се определя по формулата за драма на Аристотел.
Тя гласи:
1. Събуждане на интерес (вниманието)
2. Въведение в темата
3. Апелиране към чувствата на слушателите
4. Стремеж към разбиране (осъзнаване)
5. Формулиране на края
Днешните психолози, работещи в рекламата, са изработили въз основа на тази формула принцип, който е станал неотменен елемент на маркетинговата стратегия. Тази вълшебна дума се казва „AIDA” и означава: Attention (събуждане вниманието на слушателите), Interest (насочване на интересите), Desire (пораждане на желание) и Action (предизвикване на действие).

Attention (Събуждане вниманието на слушателите):
Дори когато публиката е дошла по свое желание на презентация, в никакъв случай не трябва да се изхожда от това, че всички слушатели имат позитивна нагласа към личността на докладчика. Когато човек изнася доклад, трябва да се постарае да спечели благоразположението на публиката. Наставления, поучения или преувеличено себеизтъкване от рода „…аз съм най-великият”, са напълно неподходящи за спечелване вниманието на публиката.
Interest Interest (Насочване на интересите):
Интересът на един слушател е събуден тогава, когато той успее да схване смисъла на презентацията. Това означава, че докладчикът трябва още в уводната си част да свърже потребностите на публиката със съдържанието на презентацията. Поради това професионалните рекламни филми за определени софтуерни продукти започват с кратко представяне на определени „класически проблеми”, за които предлаганият продукт дава решение. В тази фаза на доклада би било например напълно погрешно да се говори за цени или за проблеми при внедряването.
Desire (Пораждане на желание):
В тази фаза се предизвиква желание за повече информация. Слушателят най-после осъзнава смисъла на тази презентация и впоследствие задоволява собствената си потребност от информация.
Action (Предизвикване на действие):
Ако е предизвикано желанието, то тогава следва съответното действие. Сега докладчикът може съвсем конкретно да обърне внимание на желаното от него въздействие. Ако презентацията цели продажба на продукти, то в тази фаза трябва да се представят всички важни за продажбата факти.
Структура на презентация
Класически три части: Увод – Изложение(я) – Заключение
Следният работен план, състоящ се от три части, се е доказал като най-добрата работна структура:

Увод (от 10 до 15% от времето за представяне)
Уводът е най-деликатната фаза на една презентация. Всеки слушател си задава съзнателно или несъзнателно въпросите:
„Кой е този, който ми говори там?“, „За какво въобще става въпрос?“, „Темата има ли някакво значение за мен?“.
В началото докладчикът се представя кратко и дава общ план, който до края на доклада трябва да се вижда от публиката.
Успешни стратегии за уводната част:
„Здравейте, сега е мой ред!”
Излиза се на „сцената” и се създава контакт с публиката. Това става чрез предварителни разговори, навременно присъствие в залата, лично поздравяване, контакт с поглед или лично отправени въпроси, напр. за пристигането, пътуването или дали са получени материалите. До този момент не става въпрос за действителната тема на доклада.
„Привличане на вниманието”
В самото начало чрез нетипични действия се събуждат вниманието и любопитството. Можете да зададете въпроси, за да заговорите за актуални събития или проблеми, да започнете противоположното мнение, да подготвите коркови табла, които в началото са обърнати, за да покажете изненадващи картини или да използвате на видео реклами или интервюта. Страхливите лектори проявяват в това оношение недостатъчно фантазия, защото се опасяват „да не направят неприятно впечатление”.
И тогава е пропилян шансът за началото на една по-оживена (раздвижена) структура на презентация.
„Ориентиране”
Веднага трябва да съобщите на слушателите плана, целите и ползата от вашия доклад. Планът трябва да бъде показан на флип-чарт или на коркова дъска. След това преминавате към първата част на изложението.
3.6.2. Основна част – изложение (около 75%)
След въведението следва основната част. Преходът може да се извърши плавно. В основната част докладващият изработва своите аргументи съвместно с публиката. Анализират се ситуации, представят се основни мисли или се дават идеи. Важно е да се провокира не само разумът (рациото), но и чуствата (емоциите) на слушателите.
Формалното изложение трябва да се състои максимално от три до пет части (Ч1, Ч2, …). Такава структура трябва да има въздействието на „мислени класьори” за слушателя.
Представянето на информация принадлежи към основната част и би трябвало да се прави интригуващо (в раздвижена и интересна форма). Четенето от ръкописи или от слайдове за шрайб-проектор води до спадане на интереса и умора у слушателите.
Доказани техники за активиране на публиката:
Впечатляване и показване на лично отношение!
Моят доклад впечатлява ли слушателите? Как мога да „разгорещя” темата или слушателите? Изграждане на лични съобщения, напр. вмъкване на съобщения и примери с имена на познати слушатели или отдели. Лично заговаряне на отделни слушатели по име. Формулировките с вие стимулират: „За вас това означава, че..”
Поддържане на диалози!
В началото отправяйте въпроси към слушателите!
При многобройна публика също може да се зададат кратки въвеждащи въпроси: „Който от вас вече работи със софтуерна програм zyx (моля, вдигнете ръка)?”
При по-малки групи слушатели може (кратко) да се попита за евентуалния опит или впечатления от работата с продукта. След това става преминаването към доклада. С въпросите да се започне отрано, защото иначе публиката бързо развива консумативно поведение и става все по-пасивна! В такива случаи и заключителната дискусия се осъществява трудно.
Възможни ли са активни фрази за слушателите?
Кратките активни фрази могат да оживят докладите. Като стимулиращ елемент служи напр. работата по двойки със съседа (две минути):
„Обобщете със съседа си по място критични въпроси за zyx. Запишете ги на лист. В процеса на доклада аз ще се спра на тях и вие ще можете да проверите кои от темите още не са засегнати.“
,,Да се полагат грижи“ за задаване на въпроси от публиката!
Въпросите от публиката са ободряващ шум за всички. Затова да не се потискат въпросите на участниците по време на доклада. Те заслужават (почти винаги) една позитивна емоционална отплата като ,,благодаря“ и един кратък (!) и съдържателен отговор: ,,Имате право. Така е по правило, но в случая е другояче, а именно…!“ Въпроси, които са напълно неподходящи за момента, записвате на дъската или на флип-чарта така, че да се виждат от всички. Това утешава питащите, тъй като по-късно на въпросите им ще бъде отговорено.
Използване на сигнали за привличане на вниманието!
Примери, смяна на медиите, предварително оповестяване (анонсиране)
Онагледяващи сравнения, примери, реторични въпроси, смяна на медиите и медиен микс (комбинирано използване на медии) държат аудуторията будна. Използват се сигнали на привличане на вниманието, напр.: На фолиото ще видите…’’ Те не позволяват на слушателите да пропуснат важни изказвания.
Изхождайте от познатото!
Новите понятия се възприемат по-добре от слушателите, когато може да се свържат с нещо познато. Аналогиите, примерите и конкретните случаи от практиката подпомагат запомнянето на информацията.
Активиране на минала случка!
Продължаване въз основа на минала случка, свързана с групата слушатели, например позоваване на преждеговорящия, на епизод от сутринта (за който всички още си спомнят) или на току-що воден разговор в паузата.
Обобщаване, повтаряне и визуализиране!
Кратките обобщения на частите и повторенията в края на подточките предотвратяват пропускането на най-важната информация. Използването на онагледяващи (визуални) средства спомага за по-лесното ѝ запомняне.
Грешките на езика не вредят!
Свободните формулировки са винаги по-живи от прочетения писмен доклад, независимо че при тях понякога се допуснат грешки. Слушателите са дошли тук заради темата и не обръщат внимание на грешките на езика или на паразитни думи (а-а, хм-м) за разлика от самокритичния лектор.
Как звуча като лектор!
Темпото на говорене, произношението и модулацията на гласа при възможност да се проверят със запис на магнетофон или на видео. Добре е предварително да се изпробва работа с микрофон.
Моят доклад на чужд език?
Запишете пробно доклада на магнетофон или видео и помолете един native speaker (човек за когото чуждият език е роден) за проверка. Алтернативният вариант: един native speaker записва на лента доклада ви и след това вие се упражнявате дотогава, докато собственият ви доклад зазвучи поне наполовина толкова добре.
Психо-логика и буферни зони за „галопиране”
Психо-логиката изхожда от предметната логика. В специализираните учебници по логика първо се дефинират понятията, разясняват се основните положения и едва на края се разглежда практическото приложение. Хората мислят по друг начин. Затова в психологически план се започва с конкретен пример, разказва се и едва тогава се допълва теорията. Да се планират и зоните за „галопиране“.
Когато ораторите преди вас са словоохотливи, когато публиката е склонна към дискусии или се появяват технически проблеми, планираното време пропада. При цайтнот (недостиг на време) съкращавайте части от изложението. Началото и краят на доклада трябва по възможност да останат несъкратени. Къде са зоните на „галопиране“, респ. буферните зони на моя доклад, които в случай на нужда мога да пропусна? Кои слайдове няма да използвам при недостиг на време?
3.6.3. Заключителна част (от 10 до 15% от времето за презентация)
За трайното въздействие на един доклад в заключителната му част се крие значителен потенциал, който се подценява от мнозина. Слушателят трябва да осъзнае кога започва заключителната част. Така, както алпинистът, виждайки кръста, отбелязващ върха, мобилизира последните си резерви, така и слушателят в заключителната част да бъде особено внимателен.
Доказани заключителни стратегии:
„… Позволете ми накрая още веднъж да изтъкна най-важните аргументи!“
„… В следващото заключително обобщение ще чуете това, което има най-голямо значение за бъдещата Ви работа!“
В цялостния доклад имайте предвид следния основен принцип на педагогиката:
„Кажи какво искаш да кажеш ( = увод),
Кажи го ( = изложение) и
Кажи какво си казал ( = заключение)“
Структура на плана на един доклад
На следващата схема е изобразен формуляр, който като „режисьорска книга“ трябва да бъде основата за всеки доклад. В педагогиката тази дейност се нарича „планиране на учебното занятие“ и е най-важната предпоставка за ефективното протичане на часа. Планът не може да се замени с никоя медия (например със слайдове на шрайб-проектор).
Практически упражнения за планиране на доклада.

Учебен пример, примерна учебна тема:
Целева група:
Съдържание:
Необходими дейности:
Разпределение на времето:
Нагледни материали:
Задача:
Да се разработи структура на план на доклад, като се използва схемата:
Вербална комуникация (език)
Езикът, разбира се, е все още най-важният компонент на един доклад. Той трябва да е разбираем, ясен и да е съобразен с образователното ниво на публиката. Прекалено високият стил, т.е. перфекционизирането на израза, се разминава с целта на презентацията и води по-скоро до засилване на сценичната треска на докладващия. „Изразяването на китайски“ трябва да се избягва.
Докладчикът трябва да говори високо, ясно и не много бързо. Кратки изречения, деятелни (в деятелния залог) изречения с максимално 15 думи в изречение, повишават вниманието на публиката.
Вашите слушатели желаят да участват в презентацията, при което думата „аз” трябва да се замени с думите „вие“ и „ние“;
Основните аспекти не трябва да бъдат повторени в заключителната част, а веднага.
Трябва съзнателно да се обърне внимание на промените на собствения говор, поради нервност (твърде бързо, твърде висока постановка на гласа, психически обусловена пресипналост и т.н).
Тогава е необходимо – именно по време на доклада – да се засили доверието в самия себе си. Дори и паузата (в говоренето; в потока на речта) изисква смелост и доверие в собствените сили. Тя е важен елемент от доклада и може да повиши вниманивто на слушателите. Дишането трябва да е спокойно и равномерно. Учестено дишане повишава нервността. Затова в говорните паузи може съзнателно да се регулира ритъмът на дишането. Това функиционира! Изпробвайте тази техника още при следващото си излизане пред публика!
Невербална комуникация (език на тялото)
Под невербална комуникация се разбира размяната на жестове и погледи. Изследователите на езика и поведението виждат в това възможност за комуникиране на всички хора на нашата планета. На доклада, записан на магнетофонна лента, липсва езикът на тялото, а с това и неговата живост. Ако един вербален доклад бъде подкрепен от съответстващ език на тялото, то той може да се превърне в незабравимо преживяване.
Спомнете си за „доклади“ от вашето детство, за някоя пиеса, цирково представление или вълшебник. Във всички случаи именно езикът на тялото на „докладващия“ и оптическите преживявания в картини имат голямо значение.
Невербалната комуникация обхваща в най-общи линии:
а) положение на тялото на докладващия;
б) движения на ръцете;
в) изражение на лицето;
г) контакти с очите;
д) движение на докладващия в залата.
Положението на тялото на докладващия трябва да изразява сигурност и спокойствие. Една реч не само се слуша, но и се гледа. Изправената стойка, спокойната походка при влизането в аудиторията и съзнателното обръщане към публиката създават у нея несъзнателно представата за сигурност и спокоен докладващ.
Какво да се прави с ръцете – къде да се държат? Скръстените ръце на гърдите се тълкуват от психолозите като израз на несигурност. Ръцете на гърба спират енергията ви по време на доклад. Ръцете в джобовете на панталона създават впечатление за нехайство или надменност (арогантност).

Наред с вербалната комуникация да се осъществи и невербална комуникация.
Това, което докладващият говори, се допълва от съответни жестикулации. Към това се отнасят визуалните контакти (контактите с поглед), движенията на ръцете и пръстите и движенията на докладващите по време на изявата. Само особено надарени актьори могат да четат текстове дословно и при това интензивно да комуникират невербално.
По това време на доклада трябва да се поддържат диалози (да не се потискат) и да се подават сигнали за привличане на вниманието (смяна на медиите, описване на интересни случаи, запалване на „фитилите”, обобщаване, повторение и визуализиране).
Всеки доклад според значението си трябва да се подготви предварително. Във всички случаи докладващият трябва детайлно да обмисли структурата на доклада си, защото публиката никога не забравя един лош доклад.
Словесното изразяване е важна част на доклада – при това не е необходима актьорска клалификация. Необходими са прости и ясни формулировки, които да се чуват точно и граматически да са ясно изразени. Специализираните и чуждите думи не трябва да остават неразяснени.
Невербалната комуникация на докладващия е това, което различава професионалиста от начинаещия в първите минути на доклада, и обратно, докладващият може да определи или разбере веднага настроението на публиката от нейни жестове. Слушателите могат да показват недвусмислени белези на умора, неодобрение, любопитство, съмнение, агресия и желание докладът да свърши, колкото може по-рано.
Сценична треска по принцип не е нещо негативно. В смущаващ фактор тя се превръща едва тогава, когато докладващият не може да произнесе и дума. Тя може да стимулира тогава, когато енергийният тласък (отделяне на адреналин) се използва за повишаване на умствената активност.
На въпросите, зададени от интерес, от желание за изтъкване или пък тези на вечно недоволстващите, трябва да се отговаря според вида им. Дългите диалози предизвикват в повечето случаи неодобрение в останалата част от публиката.

Още материали по темата:
Използвате ли AIDA?
Основи на добрата презентация

Презентационни програми.

Етапите, разработени в сайта на училището, раздел „Клуб Интернет“

Класификация на презентационните материали

Advertisements

Вашият коментар

Попълнете полетата по-долу или кликнете върху икона, за да влезете:

WordPress.com лого

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Промяна )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Промяна )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Промяна )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Промяна )

Connecting to %s