Свързани файлове в електронна таблица


Да се използват няколко таблици от различни файлове е удобство, което в определен момент се оказва много подходящо – да се направят някакви общи сметки, да се използват вече готови, въведените данни да не ги копи-пействаш, защото като са много има опасност да объркаш местата за копирането, но…
Идва хубавият момент, когато най-добре е таблицата да съдържа само своите си числени стойности, данните от другите места да са си само числа, а не свързани с останалите файлове.
Нали умният начин е по-трудният – Excel непрекъснато се мъчи да запази свързването и да напомня, че трябва да си актуализираме данните, да обновим информацията от свързаните файлове и така нататък.
Нежеланието да се занимаваме с постоянни актуализации на едно и също нещо (още повече, когато идеята не е била да се актуализират, а само за удобство от няколко таблици да се получи накрая едно обобщение), водят до гаден диалог.
Вече няколко години преглъщам предупрежденията с отказ, но все се надявах да намеря начин да ги чистя тези връзки с останалите файлове.
„Бабешкият“ начин, който прилагам, има малък недостатък – трябва да се проследи много внимателно къде и как се унищожават свързванията, защото и при най-малък остатък от нещо подобно – въпросите дали няма да се интересувам от външните за документа файлове – продължават да се трупат.
Малко последователни въпроси и отговори за онагледяване на взаимоотношенията:


В средната част на прозореца се изброяват имената (и местоположението) на файловете, с които моят екселски документ е свързан. При всяко отваряне на документа, дори една връзчица причинява първото питане, а след избор на Edit links – ще последва и пояснението в този диаложен прозорец.
Не ми трябваше толкова този модел за ориентиране откъде са останалите връзки, но се оказа полезен, защото в проблемния файл имах три, свързани с него стари файлови имена, които постепенно изключих.

Отбелязването на втората възможност и съответното запазване на файла след това приключва тревогите около актуализацията на информацията, която никога повече няма да е необходима в диалог при отварянето на запазения файл.
Това ми дава възможност да пращам подобен файл на моите адресати, като едва ли ще ги занимава действието по отварянето на таблицата с ненужните въпроси за актуални и свързани данни.
Днес тази опция ме спаси от губене на време да търся къде още са останали паразитни връзки.
Така запазен файлът обаче, продължава да съхранява формулите, в които са използвани адреси от външни файлове, само не се занимава да ги търси и преизчислява отново.
Може и да дотрябва някога пак да се приложи. Засега не знам как да го класифицирам – като полезно или вредно състояние на таблиците в документа.
Следват категорични начини да се прекъсне връзката – тази възможност я издирих най-трудно, а през цялото време е била пред очите ми!
Щях да си спестя два часа за замразяване на формулите като сметки в числа.

След избор на „прекъсване на връзката“ – в долната картинка – всички възможности да се прави нещо с връзките стават неактивни, сивата дясна част за бутончетата го доказва:

Все пак, моят основен въпрос, чийто отговор все още не съм открила, е:
Как да накарам програмата да ми покаже къде се намират въпросните връзки вътре в текущия документ, а не накъде водят връзките извън документа?
Затова и си продължавам разследванията.
Например, след като „прекъсна“ връзката, данните във файла ми са само числа. Ако обаче съм избрала да прекратя запитванията и да НЕ актуализирам днанните, как да си върна възможност при следващо отваряне програмата да ми напомни, че имам такива свързвания.
Трябва да се върна в меню Edit, Links – и отново да видя към какви външни файлове имам връзки в моя настоящ файл.

Отново стигам до диалога за премахване на връзките, промяна на начина на запитване спрямо потребителя при отваряне и така – останалите картинки могат да се получат отново.
Не е достатъчно да има отметка при опцията: Ask to update automatic links,
за да се случи отново питане при отваряне на файла отново от потребителя.

Advertisements

Вашият коментар

Попълнете полетата по-долу или кликнете върху икона, за да влезете:

WordPress.com лого

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Промяна )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Промяна )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Промяна )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Промяна )

Connecting to %s